Α. Στοιχεία συναλλαγής

• Τιμολόγιο προμηθευτή (commercial invoice) καθαρό και ευανάγνωστο.
• Σύμβαση / παραγγελία, αν υπάρχουν ειδικοί όροι (εκπτώσεις, bonus, δωρεάν δείγματα).
• Incoterm & τόπος (π.χ. CIF Piraeus, FOB Shanghai, DAP Athens).
• Νόμισμα, τρόπος πληρωμής, τυχόν extra χρεώσεις που δεν φαίνονται καθαρά στο invoice.

Β. Πληροφορίες φορτίου & μεταφοράς

• Φορτωτική (B/L, AWB, CMR κ.λπ.) με σωστά στοιχεία αποστολέα / παραλήπτη.
• Packing list: κιβώτια, παλέτες, βάρη, όγκοι, περιγραφή ανά είδος.
• Αριθμοί container / σφραγίδων (όπου υπάρχουν).
• Πληροφορία αν το φορτίο είναι επικίνδυνο, ψυχόμενο ή ειδικού χειρισμού.

Γ. Τελωνειακά – πιστοποιητικά

• Προέλευση εμπορευμάτων (χώρα παραγωγής, όχι μόνο χώρα αποστολής).
• Πιστοποιητικά καταγωγής (π.χ. EUR.1, COO), όπου παίζει ρόλο σε δασμούς / προτιμησιακά καθεστώτα.
• Άδειες / εγκρίσεις, αν πρόκειται για ελεγχόμενα προϊόντα (υγειονομικά, φυτοϋγειονομικά, διπλής χρήσης κ.λπ.).
• Τυχόν προηγούμενη επικοινωνία / συμφωνία με αρχές (αν υπάρχει).

Δ. Από την πλευρά αποθήκης / logistics

• Πότε αναμένεται άφιξη και σε ποιο σημείο (λιμάνι, αεροδρόμιο, χερσαίο σύνορο).
• Πού θα αποθηκευτεί μετά την αποδέσμευση (αποθήκη, τελωνειακή αποθήκη, απευθείας σε πελάτη).
• Ιδιαιτερότητες χώρου (ψυγεία, επικίνδυνα, ειδικοί χώροι).

Πρακτικά: Κάνε αυτή τη λίστα standard: καμία εισαγωγή δεν προχωρά αν δεν έχουν σταλεί όλα τα παραπάνω στον εκτελωνιστή.

Α. Στοιχεία πώλησης

• Τιμολόγιο πώλησης (proforma / commercial) με καθαρή περιγραφή ειδών.
• Σύμβαση ή συμφωνία πώλησης, όπου υπάρχουν ειδικοί όροι.
• Incoterm & τόπος (π.χ. FOB Piraeus, CFR Hamburg, DAP Berlin).
• Νόμισμα, όροι πληρωμής, εκπτώσεις, έξοδα που χρεώνονται στον πελάτη.

Β. Φορτίο & μεταφορά

• Packing list με αναλυτικά στοιχεία (τεμάχια, κιβώτια, παλέτες, βάρη, όγκοι).
• Προγραμματισμένη μεταφορά: πλοίο / πτήση / φορτηγό, ημερομηνίες και route.
• Οδηγίες φόρτωσης: ποια εμπορεύματα φορτώνονται σε ποιο container / φορτηγό.
• Ειδικές συνθήκες (θερμοκρασία, επικίνδυνα, out of gauge κ.λπ.).

Γ. Πιστοποιητικά & κανονισμοί χώρας προορισμού

• Απαιτούμενα πιστοποιητικά για τη χώρα προορισμού (ποιότητας, καταγωγής, υγειονομικά κ.λπ.).
• Πληροφορία για περιορισμούς / απαγορεύσεις σε συγκεκριμένα προϊόντα.
• Ειδικές σημάνσεις / γλώσσα στις ετικέτες που ζητά η χώρα προορισμού.

Δ. Από την πλευρά αποθήκης / logistics

• Επιβεβαίωση διαθεσιμότητας προϊόντων & ποσότητας πριν προγραμματιστεί φορτίο.
• Χώρος & χρόνος φόρτωσης (ραντεβού σε λιμάνι, αποθήκη, χώρο φόρτωσης).
• Όλοι οι αριθμοί αναφοράς (παραγγελία πελάτη, φορτίο, container, σφραγίδες) διαθέσιμοι.

Πρακτικά: Για κάθε νέα αγορά μπορείς να προσθέσεις δικό σου block με έξτρα απαιτήσεις (π.χ. “Ειδικά για ΗΠΑ…”, “Ειδικά για UK…”).

Για νέο προϊόν

• Ποιος είναι ο προτεινόμενος δασμολογικός κωδικός (HS code) και γιατί;
• Τι δασμούς / φόρους να περιμένω με βάση αυτόν τον κωδικό;
• Χρειάζονται ειδικές άδειες ή πιστοποιητικά για εισαγωγή / εξαγωγή;
• Υπάρχουν γνωστοί περιορισμοί ή απαγορεύσεις για το συγκεκριμένο προϊόν;

Για νέα αγορά / χώρα

• Υπάρχουν ιδιαίτεροι κανονισμοί ή τοπικές απαιτήσεις (ετικέτες, γλώσσα, συσκευασία);
• Ισχύουν προτιμησιακές συμφωνίες (FTA) που μειώνουν δασμούς;
• Τι “παγίδες” βλέπεις συχνά σε αυτή τη χώρα (υγειονομικοί έλεγχοι, συχνά μπλοκαρίσματα κ.λπ.);

Για τον τρόπο οργάνωσης

• Τι προτείνεις ως καλύτερο σενάριο: εισαγωγή σε ελεύθερη κυκλοφορία, τελωνειακή αποθήκη, άλλο καθεστώς;
• Τι προθεσμίες και τι βασικά κόστη (εκτός δασμών) πρέπει να έχω στο μυαλό μου;
• Ποια έγγραφα θέλεις υποχρεωτικά πριν ξεκινήσουμε το πρώτο φορτίο;

Πρακτικά: Αυτό μπορεί να γίνει ένα απλό Word/Email template που στέλνεις στον εκτελωνιστή σου κάθε φορά που σκέφτεσαι νέο προϊόν ή αγορά.