Εργαλεία

Πρακτικά εργαλεία για επιχειρηματίες, εμπορικό τμήμα, logistics, αποθήκη, μεταφορικές και εκτελωνιστές. Κάθε εργαλείο συνοδεύεται από πρότυπο για Excel με έτοιμες στήλες.

Επίλεξε εργαλείο

Shipment Brief

Μια σελίδα με όλα τα βασικά στοιχεία κάθε αποστολής.

Για όλους

Checklist πριν φύγει το φορτίο

Γρήγορος έλεγχος πριν κλείσει η πόρτα του φορτηγού.

Αποθήκη • Logistics

Αίτημα προσφοράς μεταφοράς (RFQ)

Standard φόρμα για συγκρίσιμες προσφορές.

Εμπορικό • Logistics

Φόρμα συμβάντος / ζημιάς

Τι καταγράφω όταν κάτι πάει στραβά.

Logistics • Αποθήκη

Εργαλείο 1: Shipment Brief

Τι είναι: Μια σελίδα με όλες τις βασικές πληροφορίες για μια αποστολή, που τη βλέπουν όλοι: εμπορικό, logistics, αποθήκη, μεταφορέας, εκτελωνιστής.

Ποιοι το χρησιμοποιούν: Επιχειρηματίας, Εμπορικό, Logistics, Αποθήκη, Μεταφορέας, Εκτελωνιστής.

Τι περιλαμβάνει

Πελάτης / Παραλήπτης, σημεία παραλαβής & παράδοσης.
Τύπος αποστολής, Incoterm & τόπος.
Περιγραφή φορτίου, ποσότητες, βάρη, όγκος.
Μέσο μεταφοράς, ημερομηνίες, προθεσμίες.
Ασφάλιση & ειδικές απαιτήσεις.

Πρότυπο για Excel (στήλες)

Α/Α	Κωδ. Αποστολής	Πελάτης	Σημείο Παραλαβής	Σημείο Παράδοσης	Επικοινωνία Πελάτη	Τύπος Αποστολής	Incoterm	Τόπος Incoterm	Περιγραφή Φορτίου	Επικίνδυνο (Ν/Ο)	Ψυχόμενο (Ν/Ο)	Τεμάχια	Κιβώτια	Παλέτες	Μικτό Βάρος (kg)	Καθαρό Βάρος (kg)	Όγκος (m³)	Μέσο Μεταφοράς	Ημερ. Φόρτωσης	Ημερ. Άφιξης	Deadline Πελάτη	Ασφάλιση (Ν/Ο)	Ασφάλιση από	Ειδικές Απαιτήσεις	Υπεύθυνος Εμπορικού	Υπεύθυνος Logistics
1										Ν/Ο	Ν/Ο							Οδικό/Θαλάσσιο/Αεροπ.				Ν/Ο	Αποστολέας/Παραλήπτης

Excel χρήση: Αντιγράφεις τον πίνακα (γραμμή με τις επικεφαλίδες) σε νέο φύλλο → έχεις έτοιμες στήλες για κάθε αποστολή.

Εργαλείο 2: Checklist “Πριν φύγει το φορτίο”

Τι είναι: Λίστα ελέγχου που συμπληρώνεται στην αποθήκη πριν κλείσει η πόρτα του φορτηγού ή του container.

Ποιοι το χρησιμοποιούν: Αποθήκη, Logistics, Μεταφορέας.

Σημεία ελέγχου

Ποσότητες vs packing list.
Σήμανση & συσκευασία.
Ασφάλιση φορτίου μέσα στο όχημα.
Έγγραφα που συνοδεύουν το φορτίο.
Στοιχεία οχήματος και οδηγού.

Πρότυπο για Excel (στήλες)

Α/Α	Ημερομηνία	Κωδ. Αποστολής	Πελάτης	Αρ. Οχήματος	Όνομα Οδηγού	Ποσότητες ΟΚ (Ν/Ο)	Σήμανση ΟΚ (Ν/Ο)	Συσκευασία ΟΚ (Ν/Ο)	Ασφάλιση Φορτίου ΟΚ (Ν/Ο)	Έγγραφα ΟΚ (Ν/Ο)	Ώρα Αναχώρησης	Παρατηρήσεις	Υπογραφή Υπεύθυνου Αποθήκης
1						Ν/Ο	Ν/Ο	Ν/Ο	Ν/Ο	Ν/Ο

Excel χρήση: Κάθε γραμμή = μία φόρτωση. Τσεκάρεις Ν/Ο και κρατάς ιστορικό ποιότητας φόρτωσης.

Εργαλείο 3: Αίτημα προσφοράς μεταφοράς (RFQ)

Τι είναι: Standard φόρμα που στέλνεις σε μεταφορικές / forwarders για να πάρεις συγκρίσιμες προσφορές.

Ποιοι το χρησιμοποιούν: Επιχειρηματίας, Εμπορικό, Logistics.

Πρότυπο για Excel (στήλες)

Α/Α	Κωδ. RFQ	Ημερομηνία RFQ	Πελάτης / Εταιρεία	Από (Πόλη/Χώρα)	Προς (Πόλη/Χώρα)	Μέσο Μεταφοράς	Τύπος Φορτίου	Επικίνδυνο (Ν/Ο)	Ψυχόμενο (Ν/Ο)	Παλέτες	Μικτό Βάρος (kg)	Όγκος (m³)	Συχνότητα	Incoterm	Υπηρεσίες που ζητούνται	Ζητούμενος Χρόνος Παράδοσης	Ασφάλιση Ζητείται (Ν/Ο)	Βάση Χρέωσης	Όροι Πληρωμής	Περίοδος Ισχύος Προσφοράς	Παρατηρήσεις
1						Οδικό/Θαλάσσιο/Αεροπ.	Γενικό/Επικίνδυνο/Ψυχόμενο	Ν/Ο	Ν/Ο				One-off/Τακτικά		Door-to-door κ.λπ.		Ν/Ο	€/παλέτα, €/ton κ.λπ.

Excel χρήση: Μπορείς να έχεις ένα φύλλο “Απαιτήσεις RFQ” και άλλο φύλλο “Προσφορές ανά πάροχο” με τις ίδιες στήλες για να συγκρίνεις.

Εργαλείο 4: Φόρμα συμβάντος / ζημιάς

Τι είναι: Φόρμα που συμπληρώνεται όταν υπάρξει ζημιά, απώλεια ή σοβαρή καθυστέρηση, ώστε να υπάρχει καθαρή εικόνα του τι έγινε.

Ποιοι το χρησιμοποιούν: Logistics, Αποθήκη, Μεταφορέας, Διοίκηση.

Πρότυπο για Excel (στήλες)

Α/Α	Κωδ. Συμβάντος	Κωδ. Αποστολής	Πελάτης	Ημερομηνία	Ώρα	Σημείο Συμβάντος	Τύπος Συμβάντος	Περιγραφή	Ποσότητα που επηρεάστηκε	Εκτίμηση Κόστους	Φωτογραφίες (Ν/Ο)	Πελάτης Ενημερώθηκε (Ν/Ο)	Μεταφορέας Ενημερώθηκε (Ν/Ο)	Άμεσες Ενέργειες	Επόμενα Βήματα	Υπεύθυνος Χειρισμού	Κατάσταση (Ανοικτό/Κλειστό)	Σχόλια Διοίκησης
1						Εν κινήσει/Αποθήκη/Πελάτης/Τελωνείο	Ζημιά/Απώλεια/Καθυστέρηση κ.λπ.				Ν/Ο	Ν/Ο	Ν/Ο				Ανοικτό/Κλειστό

Excel χρήση: Κάθε συμβάν είναι μια γραμμή. Μετά μπορείς να φιλτράρεις ανά τύπο, πελάτη, μεταφορέα, κόστος κ.λπ.

Εργαλείο 4: Checklist εισαγωγής – τι στέλνω στον εκτελωνιστή

Σύντομη λίστα με τα βασικά που πρέπει να έχει στα χέρια του ο εκτελωνιστής πριν “ανοίξει” εισαγωγή. Αν κάτι λείπει, συνήθως πληρώνεται σε χρόνο ή χρήμα.

Α. Στοιχεία συναλλαγής

Τιμολόγιο προμηθευτή (commercial invoice) σε καθαρή, ευανάγνωστη μορφή.
Σύμβαση / παραγγελία, αν υπάρχουν ειδικοί όροι (εκπτώσεις, bonus, δωρεάν δείγματα).
Incoterm & τόπος (π.χ. CIF Piraeus, FOB Shanghai, DAP Athens).
Νόμισμα, τρόπος πληρωμής, τυχόν extra χρεώσεις που δεν φαίνονται καθαρά στο invoice.

Β. Πληροφορίες φορτίου & μεταφοράς

Φορτωτική (B/L, AWB, CMR κ.λπ.) με σωστά στοιχεία αποστολέα / παραλήπτη.
Packing list: κιβώτια, παλέτες, βάρη, όγκοι, περιγραφή ανά είδος.
Αριθμοί container / σφραγίδων (όπου υπάρχουν).
Πληροφορία αν το φορτίο είναι επικίνδυνο, ψυχόμενο ή ειδικού χειρισμού.

Γ. Τελωνειακά – πιστοποιητικά

Προέλευση εμπορευμάτων (χώρα παραγωγής, όχι μόνο χώρα αποστολής).
Πιστοποιητικά καταγωγής (π.χ. EUR.1, COO), αν παίζει ρόλο σε δασμούς / προτιμησιακά καθεστώτα.
Άδειες / εγκρίσεις, αν μιλάμε για ελεγχόμενα προϊόντα (υγειονομικά, φυτοϋγειονομικά, διπλής χρήσης κ.λπ.).
Τυχόν προηγούμενη επικοινωνία / συμφωνία με τελωνείο ή άλλες αρχές (αν υπάρχει).

Δ. Από την πλευρά αποθήκης / logistics

Πότε αναμένεται άφιξη, σε ποιο σημείο (λιμάνι, αεροδρόμιο, χερσαίο σύνορο).
Πού θα αποθηκευτεί μετά την αποδέσμευση (αποθήκη, τελωνειακή αποθήκη, πελάτης).
Πιθανές ιδιαιτερότητες χώρου (ψυγεία, επικίνδυνα, ειδικοί χώροι).

Πρακτικά: Κάνε αυτή τη λίστα standard: καμία εισαγωγή δεν προχωρά αν δεν έχουν σταλεί όλα τα παραπάνω στον εκτελωνιστή.

Εργαλείο 5: Checklist εξαγωγής – τι στέλνω στον εκτελωνιστή

Αντίστοιχη λίστα για εξαγωγές. Στόχος: να μην “τρέχουμε” τελευταία στιγμή για δηλώσεις, πιστοποιητικά και διορθώσεις στα έγγραφα.

Α. Στοιχεία πώλησης

Τιμολόγιο πώλησης (proforma / commercial) με καθαρή περιγραφή ειδών.
Σύμβαση ή συμφωνία πώλησης, όπου υπάρχουν ειδικοί όροι.
Incoterm & τόπος (π.χ. FOB Piraeus, CFR Hamburg, DAP Berlin).
Νόμισμα, όροι πληρωμής, εκπτώσεις, έξοδα που χρεώνονται στον πελάτη.

Β. Φορτίο & μεταφορά

Packing list με αναλυτικά στοιχεία (τεμάχια, κιβώτια, παλέτες, βάρη, όγκοι).
Προγραμματισμένη μεταφορά: πλοίο / πτήση / φορτηγό, ημερομηνίες και route.
Οδηγίες φόρτωσης: ποια εμπορεύματα φορτώνονται σε ποιο container / φορτηγό.
Πληροφορία για ειδικές συνθήκες (θερμοκρασία, επικίνδυνα, out of gauge κ.λπ.).

Γ. Πιστοποιητικά & κανονισμοί χώρας προορισμού

Απαιτούμενα πιστοποιητικά για τη χώρα προορισμού (ποιότητας, καταγωγής, υγειονομικά κ.λπ.).
Ενημέρωση αν υπάρχουν περιορισμοί / απαγορεύσεις για συγκεκριμένα προϊόντα.
Τυχόν ειδικές σημάνσεις / γλώσσα στις ετικέτες που ζητά η χώρα προορισμού.

Δ. Από την πλευρά αποθήκης / logistics

Διαθεσιμότητα προϊόντων & επιβεβαίωση ποσότητας πριν προγραμματιστεί φορτίο.
Χώρος & χρόνος φόρτωσης (ραντεβού σε λιμάνι, αποθήκη, χώρο φόρτωσης).
Όλοι οι αριθμοί αναφοράς (παραγγελία πελάτη, φορτίο, container, σφραγίδες) να είναι διαθέσιμοι.

Πρακτικά: Κάθε νέα αγορά/χώρα μπορεί να έχει extra απαιτήσεις· πρόσθεσε επιπλέον bullets για συγκεκριμένες αγορές (ΗΠΑ, UK, Μέση Ανατολή κ.λπ.) αν χρειαστεί.